Top 10 lợi ích khi sử dụng Kế toán dịch vụ thuê ngoài

Là chủ doanh nghiệp, bạn nên luôn tìm cách tối đa hóa hiệu suất và sản xuất của mình. Thế nhưng, có quá nhiều vấn đề trong việc điều hành một doanh nghiệp, điều này có thể gây cho bạn những hạn chế về thời gian và chi phí hoặc có thể khiến bạn chỉ chú ý vào 1 khía cạnh nhất định và khiến bạn không tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của mình. Một trong những lĩnh vực đòi hỏi nhiều sự chú ý là nhu cầu của bộ phận tài chính của bạn.

Đây là một lĩnh vực mà bạn có thể bỏ qua. Tuy nhiên, có 2 vấn đề xảy đến ở đây. Thứ nhất, bạn có thể gặp rắc rối về thuế với cơ quan thuế. Thứ 2, bạn sẽ không thể biết được liệu bạn có kiếm được lợi nhuận hay điều hành doanh nghiệp của mình ổn hay không, vì vậy, bạn luôn luôn tìm kiếm những cách thức mới và sáng tạo để hợp lý hóa những nỗ lực của mình.

Nhưng nếu bạn không có thời gian hay nhân lực để duy trì hệ thống tài chính kế toán thì sao? Đây là lý do các dịch vụ kế toán thuê ngoài xuất hiện.

Sự khác biệt giữa tạo ra lợi nhuận và thua lỗ nằm ở trình độ của kế toán doanh nghiệp. Một bộ phận Kế toán hoàn chỉnh sẽ giúp bạn kinh doanh tốt. Việc thuê mướn bộ phận kế toán có kết hợp sử dụng các công nghệ chuyên biệt sẽ giúp tiết kiệm tiền cho công ty. Một lý do mà nhiều doanh nghiệp đưa ra cho việc không thuê bộ phận kế toán là họ không đủ khả năng. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp nhỏ cũng không đủ điều kiện để thuê một chuyên gia kế toán toàn thời gian. Đây là lúc bạn có thể ký hợp đồng dịch vụ với một công ty kế toán thuê ngoài. Các công ty Kế toán này sẽ áp dụng các biện pháp kế toán phù hợp để giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Hơn nữa, họ cũng cung cấp dịch vụ về tư vấn kế toán. Mặc dù có nhiều cách tiếp cận để kiểm soát sổ sách tài chính, nhưng một công ty về dịch vụ kế toán sẽ hướng dẫn bạn cách phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn. Bằng cách này, bạn sẽ tiết kiệm thời gian, giảm các khoản nợ thuế của bạn và đảm bảo rằng tất cả các chi phí được khấu trừ vào chi phí của công ty bạn.

1. Tiết kiệm thời gian, tiền bạc, giảm thiểu chi phí

Chỉ riêng lợi ích đầu tiên này đã là 1 điểm cộng cho các chủ doanh nghiệp mọi ngành nghề. Cuộc đua giảm chi phí luôn luôn diễn ra. Vì vậy, nếu có một cách làm hiệu quả, tại sao không nắm lấy cơ hội?

Khi bạn thuê ngoài dịch vụ kế toán, bạn không phải trả lương 40 giờ 1 tuần cho nhân viên để quản lý tài chính của mình. Ngoài ra, bạn phải tính đến chi phí đào tạo cho bộ phận kế toán nội bộ.

Và đừng quên các chi phí liên quan đến phúc lợi của nhân viên, phần mềm kế toán, văn phòng phẩm và phần cứng. Ngoài ra, những sai lầm tài chính cũng là rủi ro tiềm ẩn, đi kèm với hậu quả tiêu cực (và tốn kém).

Cách tiết kiệm thời gian và tiền bạc hiệu quả

Tạm biệt chi phí phát sinh

Tất cả các chi phí phụ này sẽ bị loại bỏ khi bạn sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài. Bằng cách này, bạn sẽ có 1 nhà chuyên môn biết rõ những việc cần phải làm. Trong hầu hết trường hợp kế toán thuê ngoài có nhiều năm kinh nghiệm, điều này sẽ giúp bạn yên tâm.

Việc quản lý thời gian cũng cải thiện khi bạn sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài, bởi vì bạn không phải giám sát các hóa đơn và bảng lương mỗi ngày. Điều này sẽ giải phóng quỹ thời gian mà bạn có thể sử dụng để tập trung vào tăng trưởng và mở rộng.

Chủ doanh nghiệp có rất nhiều mục tiêu, thường bao gồm duy trì các mục tiêu kinh doanh, tăng trưởng và quản lý các hoạt động hàng ngày.

2. Tiếp cận nguồn lực kế toán chuyên nghiệp

Lợi ích này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ thiếu công cụ quản lý tài chính riêng phù hợp. Và trong hầu hết các trường hợp, đội ngũ của bạn không ai có chuyên môn về kế toán.

Vì vậy, bạn không chỉ thiếu các công cụ mà còn cả bộ kỹ năng. Tất nhiên, ai đó trong doanh nghiệp nhỏ của bạn có thể có kinh nghiệm hoặc kiến thức về kế toán. Nhưng chưa đủ để giúp công ty hoạt động trơn tru và tránh những rắc rối với cơ quan thuế.

Đây có thể là lý do tại sao 70% doanh nghiệp nhỏ thuê ngoài để xử lý hồ sơ thuế. Đặc biệt chỉ có 42% doanh nghiệp nhỏ có CFO hoặc bộ điều khiển.

Đào tạo nhân lực kế toán, kiểm toán trong bối cảnh hội nhập và Cách mạng công nghiệp 4.0 - Tạp chí Tài chính

Bằng cách sử dụng các dịch vụ kế toán thuê ngoài, bạn sẽ có quyền được tư vấn bởi một nhóm các chuyên gia có kiến thức. Không còn lo lắng về việc sổ sách của bạn có được cập nhật và chính xác hay không.

Và điều này sẽ giúp giảm khả năng doanh nghiệp của bạn bị phạt do thanh toán thiếu và các điểm không chính xác khác.

Nếu bạn quyết định mua phần mềm kế toán thuê ngoài để tự động hóa mọi thứ cho bạn, thì điều đó còn tốt hơn. Bằng cách này, bạn không phải lo lắng về việc trở thành một kế toán viên uyên bác. Đây là một giải pháp để không phải quản lý tài chính 1 cách thủ công.

3. Giảm yếu tố rủi ro

Có thể đây là một trong những lý do hàng đầu khiến bạn lo lắng về việc tuyển dụng kế toán cho doanh nghiệp của mình. Không ai muốn gặp rắc rối với cơ quan thuế và vì lý do chính đáng, họ sẽ không ngần ngại phạt công ty của bạn.

Và khi điều đó xảy ra, bạn có thể phải trả tiền phạt nặng hoặc đối mặt với án tù. Nó là một thực tế đáng sợ, đòi hỏi một giải pháp thực sự.

Thật không may, có những rủi ro khác nhau liên quan đến tài chính kinh doanh. 1 nhân viên uy tín cũng có thể trộm tiền của doanh nghiệp. Có thể khó thực thi một hệ thống kiểm tra và cân đối vững chắc mà không khiến nhân viên của bạn đối đầu với doanh nghiệp của bạn.

Điều đó sẽ chỉ làm giảm tinh thần làm việc, không bao giờ tốt cho sản xuất và tăng trưởng. Cách duy nhất để giải quyết vấn đề này là các dịch vụ kế toán thuê ngoài đáng tin cậy.

Một lần nữa, bạn tiết kiệm tiền và thời gian và loại bỏ sự căng thẳng liên quan đến việc quản lý tiền. Bạn có thể tiếp cận các chuyên gia và công cụ thực sự có thể xử lý tất cả các báo cáo tài chính của bạn. Thêm vào đó, bạn có các chuyên gia có thể kiểm toán lộ trình tài chính của bạn để đảm bảo mọi thứ đúng quy trình.

Điều này, đổi lại, giảm thiểu rủi ro gian lận nội bộ và có thể cải thiện niềm tin và tuân thủ. Vì vậy, nó là một tình huống có lợi cho bạn và nhân viên của bạn.

4. Truy cập dữ liệu tài chính mọi lúc mọi nơi

Đó là điểm lôi cuốn của các ứng dụng kế toán đám mây. Bạn có thể truy cập vào các tập tin và báo cáo từ bất cứ nơi đâu và bất cứ lúc nào, miễn là bạn có quyền truy cập internet.

Điều này cho phép bạn xem dữ liệu tài chính và hồ sơ trong thời gian thực. Một số mục bạn có thể thấy bao gồm số dư tiền mặt và chi phí được cập nhật. Với khả năng hiển thị toàn bộ tài chính của bạn, bạn có thể cảm thấy tự tin và đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.

5. Yên tâm rằng tài chính của bạn được kiểm soát

Dù doanh nghiệp của bạn đang phát triển hay suy thoái, bạn cũng sẽ yên tâm khi biết chính xác tình hình tài chính của mình. Là chủ doanh nghiệp, bạn phải tự tin vào những quyết định bạn đưa ra cho công ty.

Thật khó để làm điều này khi bạn không chắc chắn về tình hình tài chính và tương lai của mình. Độ chính xác của các báo cáo và tổng khả năng hiển thị cho phép bạn đưa ra các quyết định khó khăn.

Dữ liệu tại các công ty tài chính trong thời kỳ số hóa

Với dịch vụ kế toán thuê ngoài, bạn được đảm bảo báo cáo chính xác. Điều này là nhờ vào việc loại bỏ lỗi do yếu tố con người. Một điều mà phần mềm kế toán không mắc phải là sai lầm của con người.

Ở đó, không có nguy cơ nào về hoạt động gian lận và bạn có thể nói chuyện với một nhóm các chuyên gia để trả lời bất kỳ câu hỏi nào bạn có. Đây là giải pháp hàng đầu cho các công ty thuộc mọi quy mô.

Sự tự tin và bảo mật mà bạn có được sẽ làm cho lựa chọn này rất xứng đáng.

6. Trở nên chủ động và mở rộng quy mô kinh doanh của bạn

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể giảm số tiền đầu tư vào nguồn nhân lực, công nghệ và cơ sở hạ tầng? Và đồng thời tăng sản lượng?

Với những điều kiện này, bạn có thể dễ dàng mở rộng quy mô kinh doanh và phản ứng với những thay đổi cần thiết nhanh hơn. Bạn sẽ không thể đổi mới nếu bạn bị phân tâm.

Dịch vụ kế toán thuê ngoài có thể giải phóng tâm trí của bạn khỏi sự lo lắng về tài chính doanh nghiệp. Ví dụ, công ty của bạn có một sự gia  tăng đột biến trong hoạt động. Nếu bạn sử dụng kế toán thuê ngoài, bạn có thể trực tiếp đón nhận sự điều chỉnh này.

Một vài sự đột biến có thể là theo mùa và số khác do chu kỳ kinh doanh. Nếu nguồn lực nội bộ của bạn được tự do xử lý đầu vào, thì doanh nghiệp của bạn có cơ hội phát triển tốt hơn.

7. Tự động hóa và xanh hóa

Đối với một số doanh nghiệp, việc giảm sử dụng giấy tờ là một vấn đề lớn. Nếu bạn là một công ty tự hào về sự thân thiện với môi trường, thì đây là một điều khác để tự hào. Sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài có nghĩa là giảm sử dụng giấy vì mọi thứ đều có trên phần mềm.

Trên cơ sở đó, bạn sẽ giảm lãng phí giấy, không gian và lượng carbon thải ra môi trường. Nếu bạn có thể giảm tiêu thụ giấy với các hoạt động khác, bạn có thể từ bỏ việc sử dụng máy fax, máy in và những thứ tương tự.

8. Đảm bảo sự riêng tư và bí mật cho tài chính của bạn

Một cách để nghĩ về nó là, càng ít người can dự vào tài chính của bạn càng tốt. Đó là điều tuyệt vời về dịch vụ kế toán thuê ngoài. Bạn sử dụng phần mềm, điều đó có nghĩa là ít người xem qua sổ sách của bạn hơn.

Theo dõi thủ công tài chính của bạn có nghĩa là tăng khả năng dữ liệu của bạn bị rò rỉ. Khi tài chính của bạn đang được xử lý bởi các dịch vụ kế toán thuê ngoài, dữ liệu của bạn sẽ bị khóa chặt.

Các tệp của bạn được mã hóa và không được chia sẻ với bất kỳ bên thứ ba nào. Như vậy đây chắc chắn là tin tốt cho sự toàn vẹn của dữ liệu tài chính kinh doanh của bạn. Hãy tưởng tượng đối thủ của bạn sẽ làm gì để có được điều đó!

9. Chọn Mở rộng hoặc Cắt giảm

Đây là một quyết định mà mọi doanh nghiệp phải đưa ra vào lúc này hay lúc khác. Trên thực tế, đây là điều bạn phải trả lời mỗi năm nếu bạn muốn duy trì hoạt động. Có một số trường hợp nhất định mà việc cắt giảm phần lớn chi phí là cần thiết.

Vào những thời điểm khác, tốt nhất hãy tận dụng các cơ hội tăng trưởng. Điều này dễ xác định hơn khi bạn có báo cáo chính xác về thu nhập và chi phí của mình.

10. Đảm bảo tính lương kịp thời

Hãy chấp nhận 1 sự thật, nhân viên của bạn thích công ty bạn, nhưng họ chủ yếu làm việc để được trả tiền. Nếu bạn không chi lương đúng hạn hoặc không chính xác về số giờ làm việc và tiền thưởng kiếm được, thì bạn sẽ gặp vấn đề với năng suất.

Việc đảm bảo bảng lương của bạn được thực hiện chính xác là rất quan trọng. Dịch vụ kế toán thuê ngoài có thể được sử dụng để đảm bảo tiền lương được gửi trực tiếp đúng hạn và với số lượng chính xác.

Bên cạnh nhiều lợi ích của kế toán thuê ngoài được liệt kê ở trên, một trong những điều hấp dẫn nhất là nó cũng giúp bạn và doanh nghiệp của bạn tiết kiệm tiền. Nhiều chủ doanh nghiệp nghĩ rằng họ đang tiết kiệm chi phí bằng cách không thuê một kế toán viên. Trái lại, họ đang tự tạo ra rắc rối cho mình. Theo nghiên cứu của một ngân hàng Hoa Kỳ, 82% doanh nghiệp không thành công thiếu kỹ năng thích hợp trong quản lý dòng tiền. Nhiều chủ doanh nghiệp kiêm nhiều công việc, hoạt động như chuyên viên marketing, quản lý và kế toán. Thực tế là, nếu không có sự giúp đỡ đúng đắn trong việc quản lý sổ sách, một doanh nghiệp có khả năng sẽ sử dụng sai tiền của mình. Một công ty kế toán thuê ngoài có thể giúp ngăn điều đó xảy ra. Ở đây, cách thức:
Một kế toán viên sẽ giúp bạn theo dõi số tiền đi vào và đi ra từ hoạt động kinh doanh. Có nhiều cách tiếp cận khác nhau về việc quản lý sổ sách. Một kế toán viên sẽ tư vấn cho bạn tùy theo quy mô và loại hình kinh doanh của bạn. Với sự giúp đỡ của họ, bạn sẽ tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro mất cân đối tài chính, vốn có thể là một nguồn gây tổn thất.

Một công ty kế toán thuê ngoài có kế toán viên chuyên nghiệp và hiểu biết sâu về kinh doanh. Với sự hướng dẫn của họ, bạn có thể đưa ra các quyết định sáng suốt liên quan đến doanh nghiệp của bạn. Tốt nhất hãy tìm sự tư vấn của họ khi bạn lập hoặc sửa đổi kế hoạch kinh doanh của mình. Họ sẽ cung cấp cho bạn những hiểu biết hữu ích về cách đánh giá lợi nhuận kinh doanh của bạn để đưa doanh nghiệp bạn tiến lên phía trước. Bằng cách này, bạn sẽ tránh lãng phí thời gian cho các chiến lược ít có khả năng thành công. Kế toán của bạn sẽ giúp bạn xác định:

  • Khách hàng quý giá nhất của bạn là ai
  • Số tiền để đầu tư vào kế hoạch tăng trưởng của bạn
  • Chiến lược marketing với lợi tức đầu tư tốt nhất
  • Các chiến lược theo dõi tiến độ cho lợi nhuận cao hơn
Quản lý sai dòng tiền có thể khiến doanh nghiệp của bạn phá sản. Nếu bạn không thể theo dõi tiền của bạn sẽ đi đâu, thì rất có thể bạn sẽ không lấy lại được. Việc lập kế hoạch và dự án là rất thú vị, nhưng nếu bạn không thể thanh toán các chi phí, bạn sẽ gặp rắc rối.
Mỗi doanh nghiệp đều có các chi phí, hóa đơn cần thanh toán. Một kế toán viên sẽ phân tích cách bạn chi tiền cho doanh nghiệp của bạn và tư vấn về cách giảm thiểu chi tiêu. Một kế toán viên được đào tạo để nhanh chóng xác định chi phí hàng tháng, hàng ngày hoặc hàng tuần của bạn và giải thích tác động của chúng. Một điều bạn sẽ nhận ra là việc giữ cho các tài khoản của bạn được cập nhật sẽ giúp bạn có triển vọng tốt hơn về các khoản đầu tư của mình. Bạn có thể nhanh chóng nhận biết những khoản đầu tư nào mang lại lợi nhuận. Điều này sẽ giúp bạn chủ động hơn trong chi tiêu. Với sự giúp đỡ của kế toán, bạn cũng sẽ phát hiện ra các xu hướng trong tài chính của mình, bạn có thể sử dụng để tạo thêm lợi nhuận. Theo cách tương tự, bạn sẽ lưu ý về cách tiết kiệm chi phí liên quan đến nhân viên, nhà cung cấp và chi phí vận hành. Kế toán chuyên nghiệp sẽ loại bỏ các lỗi tốn kém xảy ra khi chủ doanh nghiệp cố gắng theo dõi chi phí của họ bằng cách thủ công. Một công ty kế toán thuê ngoài sẽ đóng một vai trò quan trọng trong việc kiểm tra xem dòng tiền của bạn có phù hợp với chi phí của bạn không. Khi có sơ hở, kế toán sẽ giúp bạn phát hiện ra các vấn đề và giải quyết chúng.
Các chủ doanh nghiệp nhỏ và vừa có xu hướng phạm một số sai lầm khi cập nhật các quy định về thuế. Một nhà tư vấn đáng tin cậy, trong trường hợp này là một công ty kế toán thuê ngoài, sẽ cung cấp lời khuyên chuyên môn. Bạn cần trợ giúp để giảm thiểu hình phạt thuế và tối đa hóa lợi ích của bạn. Hoàn thành các biểu mẫu thuế và nộp chúng đúng hạn có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí nếu được thực hiện bởi một chuyên gia. Hãy nhớ rằng có những khoản phạt liên quan đến việc nộp trễ hoặc không nộp tờ khai thuế. Các khoản tiền phạt có thể nhanh chóng tăng lên và theo thời gian, doanh nghiệp của bạn có thể không chịu được áp lực. Một doanh nghiệp đang gặp khó khăn không thể trả tiền phạt thuế. Hãy để một kế toán chỉnh sửa tài khoản của bạn và cho bạn biết những gì bạn có quyền yêu cầu. Bạn sẽ cảm thấy dễ dàng khi biết rằng bạn không vi phạm pháp luật.
Nộp báo cáo tài chính và báo cáo thuế là yêu cầu của pháp luật. Bạn sẽ bị phạt nếu không nộp hoặc nộp chậm hơn quy định. Chi phí thuê một kế toán để xử lý báo cáo thuế cho bạn thấp hơn nhiều so với các khoản phạt phải trả nếu bạn làm sai báo cáo.
Cấu trúc của một doanh nghiệp có tác động đáng kể đến sự tăng trưởng và thay đổi của nó. Một ảnh hưởng đáng kể là thuế mà công ty phải chịu, và chủ sở hữu có thể lấy bao nhiêu để làm thu nhập. Có những mặt tốt và xấu của từng loại cấu trúc kinh doanh. Một kế toán viên sẽ cung cấp cho bạn một phân tích tài chính về cấu trúc phù hợp nhất với tình huống của bạn. Một bức tranh rõ ràng tương tự giúp bạn biết doanh nghiệp của bạn đứng ở đâu. Sau đó, bạn có thể đưa ra quyết định kịp thời về những gì tốt nhất cho bạn.
Việc điều hành một doanh nghiệp thành công không dựa vào phỏng đoán. Nó cần rất nhiều cam kết từ phía bạn. Quản lý đúng đắn tài chính doanh nghiệp là rất quan trọng, nhưng nó không xảy ra trong một đêm. Nếu bạn dựa vào nỗ lực của bản thân, có thể bạn sẽ mất nhiều thời gian. Các dịch vụ của một công ty kế toán thuê ngoài rất hiệu quả và cần ít thời gian hơn để sắp xếp lại tài chính của bạn. Ban đầu, bạn thấy vẫn ổn khi phải “phân thân” để tự mình xử lý mọi việc. Theo thời gian, bạn sẽ nhận ra rằng việc thuê một chuyên gia thuê ngoài giúp bạn tiết kiệm cả thời gian và tiền bạc.

Ở một khía cạnh khác…

Kế toán là một lĩnh vực mang tính kỹ thuật. Có nhiều quy tắc và quy trình liên quan đến kế toán, và chúng khác nhau tùy theo từng doanh nghiệp. Có những quy định cấp nhà nước cần phải xem xét. Hiểu các yêu cầu về kế toán, thuế và tài chính của bạn là điều cần thiết để giữ cho doanh nghiệp của bạn khỏe mạnh, tuân thủ thuế và phát triển.

Đối với nhiều người, việc tìm đọc các quy tắc và quy định này có thể nhanh chóng trở nên quá sức. Những yêu cầu kỹ thuật này rất quan trọng, nhưng bạn rất dễ bỏ qua hoặc coi nhẹ chúng nếu bạn không phải một chuyên gia tài chính. Tệ nhất là, những sai lầm này có thể gây tốn kém đặc biệt cho doanh nghiệp của bạn về lâu dài bằng các khoản phạt và các vấn đề về dòng tiền.

Các vấn đề phổ biến mà chủ doanh nghiệp gặp phải khi họ cố gắng tự thực hiện các nghiệp vụ kế toán:

  • Bỏ sót chi phí
  • Lưu & nộp hồ sơ trễ
  • Không theo dõi hóa đơn
  • Sai sót về bảng lương
  • Xuất hóa đơn trễ
  • Thiếu sự minh bạch

Là một người khởi nghiệp đầy động lực, bạn có thể nghĩ rằng tự làm điều đó là lựa chọn đúng đắn. Tuy nhiên, nếu bạn thấy mình phải đối mặt với bất kỳ hoặc tất cả các vấn đề ở trên, đã đến lúc phải thuê một chuyên gia để quản lý kế toán doanh nghiệp của bạn.

TRUNG TÂM DỊCH VỤ KẾ TOÁN AZ CẦN THƠ
Địa chỉ: Đường Nguyễn Văn Linh – Quận Ninh Kiều – TP Cần Thơ
CN TP. HCM: Lầu 10, Tòa Nhà Paxsky, 51 Nguyễn Cư Trinh, P. Nguyễn Cư Trinh, Quận 1, TP. HCM
Hotline/Zalo: 0983 872 859 – Ms. Tiến 
(*) Báo giá có thể thay đổi theo quý/năm và tùy theo quy mô hoạt động kinh doanh, vui lòng liên hệ để biết thêm chi tiết